getting things done - inbox
Ik ben (zoals gezegd) begonnen met een klein getting things done (GTD) experiment. Werkt de methode voor time-management of niet? Na een week valt nog niet al te veel te concluderen natuurlijk, maar het lijkt best goed te functioneren. Ik heb veel werk kunnen verzetten, en met name ook een aantal oudere, zeurende kwesties weten op te lossen. Mijn methode is gebaseerd op de GTD-methode van David Allen, en een aantal interessante artikelen op 43 Folders. Ik heb de methode toegepast op mijn taaklijst (todo-list), en mijn e-mail - en vandaag ga ik in op dat laatste.

Ik krijg dagelijks heel veel mail. Ik probeer heel veel dingen al automatisch te filteren, maar er blijft nog veel over. Tussen de dertig en vijftig e-mails. En aangezien ik niet alles in een dag verwerken kan, groeit die Inbox natuurlijk snel. Een steeds grotere lijst; ik kan natuurlijk wel weer automatisch alle mail ouder dan, zeg, twee weken uit mijn Inbox verwijderen, maar dan ik heb nog steeds twee weken e-mail, en misschien mis ik dingen. En de lange lijst doorkijken op zoek naar mails waarmee ik nog iets moet doen, kost steeds meer tijd...

Maar met de nieuwe methode gaat het als volgt (met dank aan InboxZero):

Uitgangspositie is een lege Inbox. Als die er nog niet is, is Email-DMZ een interessant artikel. Het volgende recept werkt ook best op een volle Inbox, maar duurt dan wat langer...

• Bekijk minstens eenmaal (maar liefst vaker) per dag Inbox. Voor elke mail bepaal nu of deze:
  1. Een duidelijke actie vereist (beantwoorden of iets anders), als dat zo is
     • Als de actie minder dan twee minuten kost (bijv. een kort antwoord "ja, da's goed"): doe het direct;
     • Als de actie nu uitgevoerd kan worden (maar minder dan twee minuten kost), verplaats 'm naar 'ToDo'
     • Als de actie pas later uitgevoerd kan worden (wacht nog op iets anders, bijvoorbeeld), verplaats 'm dan naar de folder 'Uitgesteld'.
  2. Geen actie vereist, maar informatie bevat: verplaats naar archief (een hiërarchie van folders)
  3. Rommel is: direct verwijderen
• Het echte werk staat nu in 'ToDo', verwerk deze wanneer dat mogelijk is
• Bekijk eenmaal per dag de 'Uitgesteld'-folder, en bekijk of er dingen zijn die nu wel uitgevoerd kunnen. Verplaats die naar 'ToDo'.

Na elke doorgang door de Inbox eindigt die helemaal leeg. Door dat consequent te doen hoef ik niet steeds weer door al die e-mails, om de acties te zoeken.

Alle mails die ik verstuur, en waarop ik een antwoord verwacht, sleep ik van de folder 'Verzonden' naar de folder 'Wachten...', en zo kan ik eenvoudig zien wie ik na enkele dagen nog een herinnering moet sturen... Als ik het antwoord ontvang, sleep ik het bericht terug naar 'Verzonden'.

Zo gaat mijn methode - ik ben 'm nog wat aan het fine-tunen, maar vooralsnog werkt 'ie erg goed. Ik ben productiever, en sneller.

Er zijn nog wat aspecten die aandacht verdienen - zoals welke mail in 'ToDo' te kiezen om te verwerken. David Allen suggereert:

1. Context
2. Beschikbare Tijd
3. Beschikbare Energie
4. Prioriteit

(in die volgorde). Het is natuurlijk niet de bedoeling dat mails daar te lang staan... Anderen kiezen steeds de mail waarin ze minst zin hebben om aan te werken. Misschien werkt dat.

Ik heb nog wel een aantal vragen, zoals hoe ik dit kan integreren met mijn todo-lijst, en hoe ik kan voorkomen dat mijn 'ToDo'-folder de mestvaalt wordt die Inbox voorheen was. Maar met een paar weken heb ik hopelijk voldoende geëxperimenteerd om daarop het antwoord te vinden.

Een volgende keer beschrijf ik mijn (vergelijkbare) methode voor mijn todo-lijst.

-- djcb @ 22:07 | 0 comments